Quizás sepas demasiado bien qué significan estas siglas o todo lo contrario, pero el caso es que esto fue una tendencia que nació desde que David Allen publicase un libro titulado Getting Things Done (traducido como “Organízate con eficacia”). Sin meternos en detalle en ello, el título ya nos dice por dónde van los tiros de este asunto del GTD, que en este caso son una serie de estrategias que el autor propuso para organizarnos y liberarnos de todo
lo pendiente.
La confluencia de esta moda por la auto-organización y la eficiencia y el auge del desarrollo de apps debido a la expansión de los teléfonos móviles hicieron el resto. Poco a poco los desarrolladores idearon maneras de emular los métodos clásicos de organización (pizarras, tablones, y post-its, los míticos post-its) en nuestros smartphones, haciendo la organización más eficiente y más cómoda. Algo que no quedaba sólo a nivel individual, sino que era muy útil cuando eran varias las cabezas que aportaban a un
mismo proyecto.
Aquí tenemos viejas conocidas como Wunderlist, una app que vino para organizar tareas de grupo de modo que cada miembro fuese consciente en todo momento de los cambios, ideas o nuevas tareas sin recurrir a otras apps ora avisar de ello o a convocar reuniones. Quizás la uses, quizás la usaste o quizás nada, pero probablemente te suene, como también te pase con apps como AnyDo o Todoist, servicios que salpimentaban las funciones de Wunderlist aportando un estilo más fresco en la interfaz. Poco a poco este conjunto de apps fue creciendo y especializándose convirtiéndose en herramientas básicas para equipos de trabajo, y las veremos a fondo en un artículo de este especial.
A estas alturas, cuando hablamos de los conceptos de chat o de mensajería instantánea lo relacionamos directamente con el ocio y las distracciones, y puede que incluso dibujemos media sonrisa al recordarlo. Pero en realidad este uso es esencial en muchos ambientes de trabajo dada la obvia necesidad de comunicación, sobre todo en equipos grandes y con distancia de
por medio.
La importancia de las apps de mensajería radica en dos puntos: la reducción de costes y el tener conectados a equipos físicamente separados, algo que con los años ha ido en aumento por el hecho de que el teletrabajo es cada vez más habitual. Hay además empresas que tienen ahora una plantilla considerable y unos requisitos de comunicación algo más avanzados, sobre todo si se han de componer distintos grupos de manera interna. Aquí hablamos principalmente de entornos laborales cuyos empleados se encuentran repartidos por un sitio y otro y la plataforma de mensajería supone lo más cercano a emulación de lo que sería la oficina.
Cuando se busca algo así suele recurrirse a Slack, HipChat o Skype Business. La primera se ha popularizado en los entornos de trabajo desde hace más de un año naciendo después, y según afirmaron en su web, los equipos que la habían usado redujeron un 25,1% sus reuniones, un 48,6% el envío de correos de forma interna y aumentaron un 32% la productividad del equipo. ¿Hay alguna que no te suene? También las veremos más a fondo a continuación, quizás encaje mejor en vuestro caso.
Quizás Hightrack, una app española que nacía como beta pública proponiendo una gestión de tareas multidispositivo, fue la gota que activó la germinación tanto de cierta necesidad como de una serie de apps que nacieron para suplirla: las apps tablón. La expansión de los trabajos a distancia y el hecho de que haya equipos formados por personal de incluso distintos continentes clamaban que hubiese apps que supliesen esas pizarras y tablones de las salas de reunión para emularlos en formato virtual.
Estas apps también han crecido en número y en variabilidad, y de hecho conforman todo un abanico de posibilidades para los equipos de trabajo que necesiten una organización sincronizada al instante. Probablemente ya uséis alguna, sobre todo si sois muchos en la empresa o si, además, estáis repartidos por varias localizaciones. Para eso las pizarras y los tablones son completamente inútiles (desde hace años). De éstas también podrás ver ejemplos y casos en adelante.
En vuestro caso, ¿usáis alguna de estas apps (o su combinación) para organizaros? ¿Tenéis una serie de aplicaciones que sólo empleáis en vuestro trabajo para organizar el mismo? Las posibilidades son infinitas y por ello en esta ocasión hemos compilado una serie de ejemplos de apps, así como de casos de empresas, donde se ve muy claramente la variabilidad.