Es un editor de mapas mentales que se puede utilizar para generar lluvias de ideas, tomar notas, planear proyectos y realizar muchas otras tareas creativas. Este servicio online destaca porque está totalmente orientado a trabajar en equipos sobre un mismo mapa mental. Este sistema de trabajo te permite compartir mapas mentales con todos los amigos o compañeros de trabajo que quieras y colaborar con ellos en tiempo real, que es algo a lo que muchas empresas están tendiendo para aligerar los plazos de entrega de muchos proyectos.

Una de las características especiales de Mindmeister que está enganchando a muchos equipos de trabajo es la posibilidad de realizar desde el propio mapa mental, que se ha estado elaborando entre todos, una presentación en pantalla. De este modo la información que reciben las personas a las que se presentan los conceptos está muy cerca de las ideas originales que estaban en la cabeza de los creativos. Si lo pruebas lo notarás enseguida.

El modo de presentación integrado de MindMeister aporta la posibilidad de convertir los mapas mentales en vistosas presentaciones dinámicas que nos pueden recordar vagamente a las realizadas con la herramienta Prezi. Tan pronto como terminas el diseño puedes exportar las diapositivas como imágenes, incrustar la presentación completa en cualquier sitio web o transmitirla en vivo a tus colaboradores. Un extra que vale la pena tener en cuenta si te vas a decidir a probar los mapas mentales dentro de tu equipo.

Esta es una herramienta de organización de proyectos. Su estructura se basa en espacios que te permite separar los proyectos de tipo personal de los profesionales e incluso separar entre varias áreas o empresas con las que estés trabajando en un momento determinado. En un nivel inferior y dentro de cada espacio ya ubicas los proyectos y dentro de ellos las tareas que se asignan a personas, una o varias, y donde se fijan los plazos de entrega para facilitar el seguimiento.

Una de las ventajas de Asana es que dispone de acceso web pero también de apps en los principales sistemas operativos móviles; puedes controlar lo que está en proceso y lo que está parado de una forma muy simple, en base a tareas realizadas o pendientes y también permite establecer conversaciones en cada una de las tareas haciendo llamadas a las personas que tengan relación con ellas. Así tienes toda la información relativa a cada tarea en el lugar donde tiene que estar. Asana permite manejar muy bien el equilibro entre dónde está cada cosa y quién tiene que estar enterado de lo que pasa con ese tema.

Es perfecta para eliminar los innumerables correos electrónicos que se pierden en tu bandeja de entrada y que en muchas ocasiones se ponen a todo el equipo cuando tan solo alguna de las personas están implicadas realmente en el asunto.

Es una aplicación de gestión de tareas pura y dura. Cuando te registras no ves el gran potencial que tiene, pero en cuanto le dedicas unos cuantos minutos entiendes que es tan flexible y adaptable que podrás hacer con ella justo lo que quieres para tus listas de tareas. Es una de las mejores opciones que existen si quieres realizar una implementación de la metodología GTD (Getting Things Done de David Allen) a tu forma de gestionar tareas.

La organización se estructura en listas de tareas a las que ya hace tiempo que se ha añadido la característica de “inteligentes”. La cuestión es que te permite jugar con las lista añadiendo el potencial enorme de las etiquetas y los filtros personalizados. Con muy poco esfuerzo podrás hacer un botón que te muestre las tareas que tienes que realizar dentro de las próximas horas en un entorno como puede ser el de tu oficina y en base a la importancia que hayas asignado a las tareas previamente. Esto hará que si lo que tienes que hacer está ya previsto, tan solo tengas que dedicar tu energía a hacer las cosas, no a pensar en qué cosas tienes que hacer.

Remember The Milk tiene también una componente colaborativa mediante la que puedes compartir tus listas con otras personas de tu equipo e incluso asignar tareas a otros para apurar la finalización de los proyectos.

Este servicio se centra más en la toma de notas que en la gestión de tareas, pero te lo mostramos en esta fase porque con él tendrás la capacidad de realizar un muy buen seguimiento de proyectos si configuras los blocs de notas adecuadamente. Es también, como Remember The Milk, un servicio que necesitas adaptar a tu forma de trabajar, un tanto abierto por tanto, pero que convierte este esfuerzo en una ventaja frente a otras opciones.

En Evernote puedes añadir textos, fotos, documentos y casi cualquier elemento digital que se te pueda ocurrir y se almacenará para que después puedas acceder a él desde cualquier lugar y buscar entre lo que has guardado de una forma muy sencilla. Puedes buscar palabras escritas a mano o incluso textos que se encuentren en las fotografías que hayas adjuntado a una nota.

Para equipos tiene también la capacidad de ofrecer libretas compartidas en las que podréis capturar los momentos más importantes de los proyectos para informar a los demás y por supuesto aprovechar las mejores ideas del grupo de trabajo en el que te encuentres. Evernote cuenta con la opción “Business” que aporta espacios de colaboración para mantener los proyectos y el trabajo de los equipos en un solo lugar. Cada participante puede escribir todo lo relacionado con los proyectos en Evernote y guardar archivos, imágenes e investigaciones web para tenerlos sincronizados en todos los dispositivos de los miembros del equipo.

Es una red social corporativa que se integra dentro de las herramientas proporcionadas en el paquete de Office 365 de Microsoft. Si tuviésemos que definirlo en una frase del tipo “es como..” sería como un Facebook para la empresa vitaminado con el trabajo colaborativo sobre documentos ofimáticos.

Permite que los equipos encuentren un sitio donde comunicarse de manera informal, algo que en muchas ocasiones echan de menos las empresas medianas y grandes. La comunicación se estructura en base a conversaciones a las que se pueden adjuntar todo tipo de archivos, multimedia o estáticos y sobre las que los participantes aportan comentarios y valoraciones en base

a “me gusta”.

También propone una reducción de la utilización del correo electrónico. El correo ha introducido en muchas empresas lo que se denomina como “silos de información”. Determinados lugares a los que no todo el mundo tiene acceso por cuestiones de permisos, discos duros locales o personales a los que tampoco es fácil llegar o ubicaciones que presentan un caos en su estructura de carpetas y no facilitan el que ningún colaborador pueda encontrar la información que busca. Esta cuestión Yammer la facilita con su sistema de etiquetado y su buscador integrado. En este es donde más destaca la herramienta.

Está claro que el hecho de que se fomentan las conversaciones aporta beneficios a cualquier equipo. Y Yammer de esto viene sobrado. Se pueden crear grupos con intereses comunes donde la presencia de integrantes con conocimientos muy especializados ayuda en ocasiones a resolver dudas o aportar ideas que de otra forma se quedarían estancados en las unidades locales de la empresa o se comentarían con suerte delante de la máquina de café.

Por último también hay que destacar que permite trabajar documentos de forma colaborativa de una forma muy sencilla. No es tan potente como la suite ofimática de Microsoft en este apartado ya que todo lo hace en su versión online, pero aporta soluciones para editar borradores de un documento por parte de todos los miembros del equipo, poder integrar los comentarios de todos los participantes sin tener que depender de un flujo enorme de correos electrónicos o también realizar el diseño creativo de una presentación entre varias personas, algo que ofrece resultados mucho más potentes que si la realiza una persona y la pasa a los demás para que la completen.

Es otro de los productos que Microsoft pone a disposición de los equipos; es una herramienta de comunicación entre personas de organizaciones y corporaciones que ayuda a mejorar de forma muy efectiva la comunicación de los equipos. Uno de sus beneficios más interesantes es que tiene una mensajería instantánea muy potente a través de la que incluso se pueden intercambiar archivos muy pesados, que sería imposible enviar a través de un correo electrónico. Y este uso del correo electrónico es el que viene a sustituir con la utilización de la mensajería instantánea. Si como usuario en un momento determinado “recibes un Lync” enseguida identificas que eso es algo que requiere una respuesta más inmediata todavía de lo que requiere un correo electrónico. Si esta utilidad se utiliza adecuadamente, el nivel de respuesta a lo verdaderamente importante aumenta mucho en calidad.

Pero la funcionalidad que más personas están utilizando en las organizaciones es la de compartir archivos en pantalla a la vez que se utilizan las capacidades de voz e imagen. De esta forma se pueden llevar a cabo reuniones entre equipos que están ubicados a muchos kilómetros de distancia pero también entre equipos que están muy cerca físicamente pero no disponen de un lugar donde se puedan reunir y así desde su propia ubicación, con su equipo se pueden unir de forma sencilla y ágil a la reunión que toque.

Algunas formaciones de personas también se están empezando a aprovechar de Microsoft Lync para llegar a más personas en menos tiempo. Todo aquello que no requiere de la presencia física de las personas y que se puede salvar con la imagen y con audio se puede realizar a distancia de una forma mucho más efectiva de lo que muchas personas piensan.

Es la herramienta de almacenamiento de archivos más famosa porque es la que ha pegado primero y más fuerte, pero no sólo por eso sino porque trabaja de una forma muy simple y ágil. Su sincronización es muy potente. Se ha integrado muy bien con los sistemas operativos móviles y es una delicia guardar archivos en Dropbox “desde cualquier sitio” de nuestros dispositivos en movilidad.

Dropbox dispone de características específicas para equipos. Así, te permite disponer de carpetas de equipo para ubicar los archivos que todo el mundo puede necesitar en el desarrollo de tu proyecto. Está orientada a la colaboración ya que también permite incluir comentarios sobre los documentos que se comparten y de esta forma avanzar a mayor velocidad en la finalización de las tareas a desarrollar.

Otro de los puntos fuertes de Dropbox es cómo enfoca la protección de datos confidenciales ya que limita el acceso a los archivos y carpetas importantes para que la información de la empresa esté siempre en manos de quien debe estar.

Google también tiene su cuota de mercado dentro de las herramientas de productividad. Drive es un almacenamiento de todo tipo de archivos que tiene una fuerte componente colaborativa.

Es muy sencillo compartir archivos y carpetas de la estructura de Drive con otras personas de un equipo de trabajo y sobre todo permanecer en contacto con ellos.

Además permite elaborar documentos de forma colaborativa de una forma muy espectacular si varias personas del equipo están trabajando a la vez sobre el archivo de turno. Puedes estar editando una fórmula en una celda de la hoja de cálculo y a tu lado, otro compañero, estar escribiendo un comentario o añadiendo más información al documento. Muy espectacular y sobre todo funcional.